Efektywny e-mail marketing umożliwia trwały kontakt zarówno z istniejącymi klientami, jak i osobami zainteresowanymi oraz potencjalnymi klientami. Firmy z branży turystycznej mogą systematycznie informować różne grupy klientów o aktualnych ofertac, promocjach oraz krótkoterminowych akcjach specjalnych. E-mail marketing wyróżnia się przede wszystkim spersonalizowaną komunikacją z adresatami, ponadprzeciętną liczbą odpowiedzi, ujednoliconymi i międzynarodowymi możliwościami komunikacji, wymiernością efektów oraz wysoką opłacalnością.

Poniżej przedstawiamy możliwości profesjonalnego e-mail marketingu na przykładzie programu optivo® broadmail. Oprogramowanie to, służące do obsługi e-mail marketingu, jest od wielu lat z wielkim sukcesem oferowane na międzynarodowym rynku przez specjalistyczną firmę usługową optivo. Obecnie z usług optivo® broadmail korzysta ponad 300 przedsiębiorstw, wśród nich takie jak Tchibo, Henkel, czy HypoVereinsbank (UniCredit Group). Nasi klienci z branży turystycznej to na przykład takie firmy jak Germanwings, Expedia, ArabellaSheraton, Europcar, Opodo, Travelchannel, Deutsche Bahn oraz Grupa Hotelowa Accor. W 2008 roku program do wysyłania wiadomości elektronicznych firmy optivo został trzykrotnie nagrodzony (European Seal of E-Excellence, Innovationspreis Mittelstand, International Business Award).

optivo® broadmail doskonale sprawdza się zarówno w średnich, jak i w dużych przedsiębiorstwach, które chcą stworzyć efektywną strategię e-mail marketingu lub ją rozbudować. optivo® broadmail oferuje firmom z branży turystycznej liczne korzyści:

Kompleksowy e-mail marketing w modelu ASP
optivo® broadmail to profesjonalne oprogramowanie ASP służące do wysyłki poczty elektronicznej. Użytkownicy mogą zalogować się do systemu z każdego komputera z dostępem do Internetu oraz obsługiwać wszystkie funkcje poprzez przeglądarkę internetową. Dzięki technologii ASP (Application Service Provider) oprogramowanie jest dostępne przez całą dobę, siedem dni w tygodniu. Firmy z branży turystycznej unikają w ten sposób dodatkowych kosztów zakupu, eksploatacji i konserwacji dedykowanego sprzętu. Platforma optivo® broadmail wysyła nawet do 4 milionów e-maili na godzinę.

Spersonalizowane treści
Platforma optivo® broadmail oferuje wyjątkowe możliwości personalizacji. Oprogramowanie umożliwia firmom towarzyszenie konsumentom i przywiązanie klientów na wszystkich etapach (osoba zainteresowana, nowy klient, istniejący klient, były klient itp.). Osobista forma grzecznościowa oraz indywidualne oferty gwarantują znacznie większe korzyści.
Usługodawcy z branży turystycznej czerpią również korzyści z bardzo dokładnej segmentacji na grupy docelowe. Możliwa jest selekcja konsumentów według jasnych kryteriów oraz grup docelowych. Wybór grup docelowych może się przy tym odbywać na podstawie następujących danych:
- Dane demograficzne, jak płeć, wiek i kod pocztowy
- Dane dot. aktywności, jak średnia otwarć i kliknięć podczas poprzednich akcji mailingowych
- Informacje dot. obrotu, jak ilość kupionych lub zamówionych produktów w przeszłości

Spersonalizowane akcje mailingowe przyczyniają się do stałego wzrostu liczby otrzymywanych odpowiedzi. Cała komunikacja elektroniczna za pośrednictwem platformy optivo® broadmail bazuje na wstępnie zdefiniowanych szablonach („templates“). Personalizacja odbywa się poprzez wybór indywidualnych szablonów dla poszczególnych grup docelowych. Przy tym każdy konsument otrzymuje wyłącznie te informacje, które go faktycznie interesują. Tym sposobem np. przedsiębiorstwo autokarowe, oferujące w całej Polsce podróże autokarowe do Niemiec, może wysłać do odbiorców w Warszawie inną ofertę niż do klientów we Wrocławiu.

W optivo® broadmail personalizacja odbywa się w pełni automatycznie. Przykładowo jeden z klientów firmy optivo, firma Germanwings, często wykorzystuje do wyboru grup docelowych kod pocztowy, lotnisko, którego dotyczyła ostatnia rezerwacja lub lotniska, z których najczęściej następował wylot lub na których odbywało się lądowanie. Dzięki tej strategii firma Germanwings regularnie zwiększa średnią kliknięć o kilkadziesiąt procent w przeciwieństwie do niespersonalizowanych akcji mailingowych.

Ponadprzeciętnie wysokie średnie doręczeń
Efektywny e-mail marketing ma miejsce wtedy, gdy mailing trafia do skrzynek odbiorczych konsumentów. Firma optivo wykorzystuje w tym celu kompleksową strategię. Tak więc berlińska firma nieustannie pozostaje w kontakcie z ważnymi krajowymi i międzynarodowymi providerami i dostawcami bezpłatnych kont mailowych, aby tym samym zapewnić, że adresy IP własnych serwerów poczty elektronicznej pozostaną na liście uznawanych nadawców ("whitelists").

Aby zapewnić możliwie najwyższe średnie doręczeń firma optivo uczestniczy również w czołowym międzynarodowym programie Whitelist "Sender Score Certified". Ta zewnętrzna lista poważnych i uznawanych nadawców jest wykorzystywana przez ponad 1,2 miliarda elektronicznych skrzynek pocztowych, jak np. Hotmail. Program ten w znacznym stopniu redukuje prawdopodobieństwo przypadkowego odfiltrowania wiadomości wysłanej przez optivo® broadmail. Dodatkowo firma optivo jest członkiem największego niemieckiego projektu Whitelist "Certified Senders Alliance".

Liczne testy wstępne w celu uzyskania jak największej liczby odpowiedzi
Przed właściwą wysyłką platforma optivo® broadmail dodatkowo oferuje liczne możliwości testowe. Za pomocą własnego modułu w zautomatyzowany sposób firmy mogą sprawdzić, czy akcja mailingowa jest prawidłowo wyświetlana u popularnych providerów i dostawców bezpłatnych kont mailowych. Istnieje możliwość analizy wszystkich elementów graficznych i tekstowych, takich jak obrazy, linki lub różne rozdzielczości ekranu. Ponadto na etapie testów firmy mogą eksperymentować z różnymi wariantami e-maili ("Split Testing"). W tym przypadku do podgrup całej bazy adresatów wysyłane są w celach testowych różne wersje akcji mailingowych. Wariant z największą ilością reakcji zwrotnych (tzn. ze szczególnie wysoką średnią otwarć i kliknięć) jest następnie rozsyłany do wszystkich pozostałych konsumentów.
Wykorzystując możliwości testowe, oferenci z branży turystycznej odnoszą znaczne korzyści w postaci większej ilości otrzymywanych odpowiedzi oraz łącznie większych obrotów.

Większy obrót dzięki analizie ruchu na stronach internetowych
Kolejna zaleta to połączenie platformy optivo® broadmail z narzędziami umożliwiającymi analizę ruchu na stronach internetowych. Firmy otrzymują dostęp do cennych danych ruchu sieciowego, które umożliwiają jeszcze dokładniejsze zaadresowanie komunikatu do grupy docelowej. Oferentom z branży turystycznej umożliwia to np. reaktywowanie poprzez e-mail klientów, którzy wcześniej przerwali rezerwację online.

Firma Germanwings planuje na przykład połączenie e-mail marketingu z oprogramowaniem do analizy ruchu na stronach internetowych SiteCatalyst firmy Omniture. Linia lotnicza uzyska tym samym możliwość wyposażenia swoich akcji mailingowych rozsyłanych poprzez optivo® broadmail w jeszcze dokładniejsze oferty i informacje.

Efektywna międzynarodowa komunikacja
Dla firm turystycznych, działających na arenie międzynarodowej, również w e-mail marketingu niezbędna jest komunikacja w języku danego kraju, którego dotyczy. W tym celu platforma optivo® broadmail jest wyposażona w zautomatyzowany interfejs tłumaczeniowy dla kilkudziesięciu języków. Umożliwia to tłumaczenie dla wszystkich powszechnie spotykanych języków i czcionek, łącznie z chińską i cyrylicą. W optivo® broadmail użytkownik wybiera poprzez kliknięcie myszką akcje mailingowe, które mają zostać przetłumaczone. Powtórny import tekstu jest zautomatyzowany i odbywa się na podstawie wstępnie zdefiniowanych szablonów dla różnych wersji językowych. Zautomatyzowany interfejs tłumaczeniowy to specjalna funkcja, wymagająca zawarcia umowy z dostawcą tłumaczeń.

Spójny wizerunek
Ponieważ akcje mailingowe bazują na wspomnianych już wcześniej szablonach (templates), od użytkownika nie wymaga się znajomości kodu HTML do tworzenia e-maili. Layout jest definiowany jednorazowo zgodnie z założeniami i wizerunkiem firmy. Podczas tworzenia nowych akcji mailingowych wystarczy tylko wprowadzić żądany tekst i załączyć obrazy. Na bazie tych informacji program optivo® broadmail tworzy gotowe akcje mailingowe, zachowując przy tym spójność wizerunku.
Tworzenie i edytowanie treści jest możliwe dzięki własnemu systemowi zarządzania treścią. Każdorazowe dopasowanie jest od razu widoczne dla użytkownika, podobnie jak w programie do edytowania tekstu (edytor WYSIWYG).

Dodatkowo dostępny w programie optivo® broadmail generator grafiki umożliwia sprawne i szybkie tworzenie grafik oraz przycisków zgodnych z żądanym wizerunkiem. Firma Germanwings wykorzystuje tę funkcję na przykład do generowania przycisków w treści e-maila, jak na przykład „Rezerwacja".

Wszechstronny pomiar skuteczności
Platforma optivo® broadmail zapewnia całkowitą kontrolę efektywności akcji. Główne wielkości pomiaru, jak średnie otwarć i kliknięć, należą przy tym do standardu. Możliwe jest również szczegółowe i profesjonalne zarządzanie: Funkcja „Post-Click-Tracking“ (wszystkie czynności adresatów po kliknięciu linku newslettera) oraz funkcja „ROI-Tracking“ (sprzedaż wygenerowana przez pojedynczego adresata). Cały pomiar skuteczności w platformie optivo® broadmail opiera się na dowolnie skonfigurowanym "kreatorze raportów" oraz na wizualnej ocenie skuteczności linków i szczegółowych raportach sprzedaży.

Wysyłka e-maili za pomocą platformy optivo® broadmail jest ogólnie wyjątkowo efektywna. Jednocześnie niezwykle przejrzysty jest model finansowania: W platformie optivo® broadmail stawka jest rozliczana za każdy wysłany e-mail, przy czym klient nie jest obciążany miesięcznym abonamentem lub ograniczany poprzez wymóg minimalnej liczby wysyłek.

Alicja Tomaszewski jest Country Manager Poland niemieckiej firmy optivo GmbH technologicznego lidera  w zakresie e-mail marketingu. Alicja zajmuje się rozwojem biznesu oddziału optivo w Polsce i  jest odpowiedzialna za strategiczne oraz operacyjne zarządzanie. Jako kierownik i specjalista w zakresie e-mail marketingu koordynuje działania handlowe i marketingowe. Alicja ukończyła wyższe studia ekonomiczne na Uniwersytecie Geerhard Mercator w Duisburgu ( Niemcy) na kierunkach Zarządzanie, Handel, Marketing i Informatyka z dyplomem o specjalizacji Business Informatics. Wcześniej pracowała jako konsultant przedsiębiorstw i doradca do rozwoju biznesu oraz związana była między innymi z takimi firmami jak Digital Network Systems, Sun Microsystems czy Data Mining. W branży turystycznej odpwiedzialna była za projekty biura turystycznego Dus-Direct lotniska Düsseldorfu w Niemczech, gdzie współpracowała z takimi touroperatorami  jak TUI, Neckermann, ThomasCook, FTI, Schuinslandreisen oraz liniami lotniczymi Air Berlin, LTU, Tuifly, Condor.